La bailleresse notifie au locataire, sur formule officielle, l’introduction du système effectif des frais accessoires, qui étaient compris jusqu’alors dans le loyer (à l’exception des frais de chauffage qui étaient déjà soumis à ce régime). Cette notification est jugée nulle.

Si le bailleur peut décider de modifier le régime des frais accessoires, en particulier de facturer séparément au locataire des frais accessoires jusque-là inclus dans le montant du loyer ou de facturer des frais nouvellement survenus, il doit cependant procéder conformément à l'art. 269d CO ; de son côté, le locataire a la possibilité de contester la modification s'il la juge abusive.

Cette disposition légale prescrit une forme écrite qualifiée qui s'étend à la motivation de la modification annoncée. Les motifs doivent être précis et permettre au locataire de saisir la portée et la justification de la modification de manière à pouvoir apprécier en pleine connaissance de cause l'opportunité de la contester ou non. La motivation telle qu'indiquée dans la formule officielle constitue une manifestation de volonté du bailleur qui doit, cas échéant, être interprétée selon le principe de la confiance.

La motivation de la modification est insuffisante lorsqu'elle n'indique pas à quels frais jusque-là inclus dans le loyer correspondent les frais qui seront désormais facturés séparément ; le locataire ne peut se faire une idée de la portée de la modification que s'il a connaissance des montants précédemment dépensés par le bailleur pour les frais qui seront désormais perçus séparément.

Voir également 4A_136/2011 dans le même sens, commenté par Marino Montini, Formule officielle en cas d’introduction du système effectif des frais accessoires (4A_136/2011), Newsletter Bail.ch août 2011.